○沖縄市議会事務局処務規程
(平成18年3月31日議会訓令第1号)
改正
平成19年3月30日議会訓令第2号
平成20年9月26日議会訓令第1号
平成23年8月1日議会訓令第1号
平成25年2月28日議会訓令第1号
平成28年3月31日議会訓令第2号
沖縄市議会事務局処務規程(平成14年沖縄市議会訓令第1号)の全部を改正する。
(目的)
第1条　この規程は、沖縄市議会事務局(以下「事務局」という。)の処務に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(用語の定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　決裁　議長及び専決の権限を有する者（以下「決裁権者」という。）がその権限に属する事務の処理について最終的に意思決定を行うことをいう。
(2)　専決　議長の権限に属する特定の事務の処理について、常時議長に代わって決裁することをいう。
(3)　代決　決裁権者が不在のとき、あらかじめ認められた範囲内で臨時に当該決裁権者に代わって決裁することをいう。
(4)　合議　事務が二つ以上の事務部局に関連するとき、その処理について相手方に可否の意見を求めるため、回議することをいう。
(5)　不在　出張又は休暇、その他の理由により決裁権者が決裁できない状態にあることをいう。
(6)　文書管理システム　電子計算機により事務局の文書事務を処理するシステムをいう。
(職員の配置及び事務分掌)
第3条　職員の配置及び事務分掌は、議長の承認を得て事務局長（以下「局長」という。）が定める。
(事務分掌)
第4条　各課の事務分掌は、次のとおりとする。
　庶務課
　　庶務係
　　(1)　公印の保管に関すること。
　　(2)　文書の収受、発送、編さん及び保存に関すること。
　　(3)　職員の人事、服務及び給与等に関すること。
　　(4)　職員の福利厚生及び研修に関すること。
　　(5)　議会車両の管理に関すること。
　　(6)　議長及び副議長の用務に関すること。
　　(7)　議員の身分等に関すること。
　　(8)　儀式、ほう賞、交際及び外部との連絡調整に関すること。
　　(9)　議員の議員報酬、費用弁償等に関すること。
　　(10)　予算、決算及び経理に関すること。
　　(11)　備品、消耗品の購入及び管理に関すること。
　　(12)　職員の出勤簿の管理に関すること。
　　(13)　議場及び議会関係各室の維持管理に関すること。
　　(14)　議長会に関すること。
　　(15)　市町村職員共済組合に関すること。
　　(16)　議員共済会に関すること。
　　(17)　他の課に属しないこと。
　議事課
　　議事係
　　(1)　本会議に関すること。
　　(2)　常任委員会、特別委員会及び議会運営委員会に関すること。
　　(3)　公聴会その他会議に関すること。
　　(4)　議会の傍聴に関すること。
　　(5)　議決事項及び決定事項の処理に関すること。
　　(6)　会議録その他記録の調製及び保存に関すること。
　　(7)　議員、委員及び説明員の出欠に関すること。
　　(8)　議会が行う選挙に関すること。
　　(9)　議案、請願、陳情、決議、意見書等の受理、付託等に関すること。
　　(10)　議場の秩序維持に関すること。
　　(11)　議会関係条例及び規則等の制定改廃に関すること。
　　(12)　議会先例に関すること。
　　(13)　議員提出議案等に関すること。
　　(14)　その他議事に関すること。
　　調査係
　　(1)　議会における諸調査に関すること。
　　(2)　市政及び諸法令の調査及び研究に関すること。
　　(3)　資料及び情報の収集及び整理に関すること。
　　(4)　議会関係資料の編集及び発行に関すること。
　　(5)　議会図書室の管理運営に関すること。
　　(6)　議会への照会及び回答に関すること。
　　(7)　事務局の各種研修に関すること。
　　(8)　行政視察の受け入れ等に関すること。
　　(9)　初当選議員の研修等に関すること。
　　(10)　議会史の編さんに関すること。
　　(11)　その他調査に関すること。
2　前項の事務分掌にかかわらず必要があるときは、局長は適宜他の係にこれの処理を命ずることができる。
(回議の順序)
第5条　起案の決裁は、起案者、係長、課長補佐、課長、次長、局長、議長の順に受けるものとする。ただし、専決に係る事案については、当該専決者までとする。
2　前項の場合において、急を要するもの又は秘密にわたるものは、起案者又は係長が自らこれを持ち回り回議しなければならない。
(決裁の心得)
第6条　事務の専決を認められた職員は、常によく上司の意図を体し、適切かつ公正に事務を処理しなければならない。
(専決事項)
第7条　次に掲げる事項は、局長においてこれを専決する。ただし、重要又は異例に属すると認める事項は、意見を具し、議長の指揮を受けなければならない。
(1)　職員の出張に関すること。
(2)　職員の服務(分限及び懲戒を除く。)及び福利厚生に関すること。
(3)　職員の諸願届及び休暇に関すること。
(4)　会議録その他刊行物の印刷及び配布に関すること。
(5)　諸証明に関すること。
(6)　職員の身分調査に関すること。
(7)　次長及び課長の事務引継ぎに関すること。
(8)　次長及び課長の時間外勤務及び休日勤務命令に関すること。
(9)　議場及び議会関係各室の使用に関すること。
2　次に掲げる事項は、課長においてこれを専決する。ただし、上司から特に命ぜられた場合又は異例であると認められるものについては適用しない。
(1)　職員の時間外勤務及び休日勤務命令に関すること。
(2)　軽易な事項の照会、通知又は回答に関すること。
(3)　課長補佐以下の事務引継ぎに関すること。
(4)　車両借り上げに関すること。
(5)　職員の給与、議員の議員報酬、費用弁償等及び各種社会保険料支払いに関すること。
(6)　諸手当の認定に関すること。
(7)　運行日誌及び行事日程に関すること。
(8)　前各号に掲げるもののほか、軽易な事務処理に関すること。
(合議)
第8条　事案が他課に直接関係を有するときは、当該事務を主管する課（以下「主管課」という。）の課長の決定を経た後、他の課に合議するものとする。
2　前項の合議事項に異議があるときは、主管課長は上司の指揮を受けなければならない。
(代決)
第9条　局長不在のときは、次長が局長の事務を代決する。
2　局長及び次長ともに不在のときは、主管課長がその事務を代決する。
3　課長不在のときは、課長補佐がその事務を代決する。
(後閲)
第10条　前条の規定により代決した事務は、軽易なものを除き、代決者において後閲の表示をし、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。
(決裁区分)
第11条　決裁文書には、次の決裁区分を表示しなければならない。
議長議長の決裁を受けるもの
委員長委員長の決裁を受けるもの
局長局長の決裁を受けるもの
次長次長の決裁を受けるもの
課長課長の決裁を受けるもの
(文書事務に関する業務)
第12条　事務局の文書事務に関する業務は、庶務課長が指導統括するものとする。
2　文書事務を処理するため、庶務課及び議事課に文書取扱主任を置き、課長補佐をもってあてる。ただし、課長補佐が配置されていないときは、係長の中から課長が指名する。
3　前項の文書取扱主任は、必要に応じ、補助者を置くことができる。
(文書取扱主任等の職務)
第13条　文書取扱主任は、上司の命を受け、次の各号の文書取扱事務を掌理する。
(1)　文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2)　文書処理の促進に関すること。
(3)　文書の処理状況の調査及び完結文書の整理に関すること。
(4)　文書の保存及び引継ぎに関すること。
(5)　ファイリングの管理に関すること。
(6)　その他文書の取扱いに関し必要なこと。
2　補助者は、文書取扱主任を補佐し、文書取扱主任に事故あるときは、その職務を代理する。
(文書年度)
第14条　文書年度は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。ただし、例規文書の文書年度は、毎年1月1日より始まり12月31日に終わるものとする。
(文書番号)
第15条　文書には、次の各号に定めるところにより文書の記号及び番号（以下「文書番号」という。）を付さなければならない。ただし、決裁権者が適当と認める軽易な文書又は法令等で様式化されている文書については、文書番号を省略することができる。
(1)　規則、告示及び訓令の記号は、「沖縄市議会」とし、その番号は、庶務課に備える公告式番号簿(様式第1号)による公布日付順の一連番号とすること。
(2)　一般文書の記号は、庶務課にあっては「沖市議庶」とし、議事課にあっては「沖市議事」とし、その番号は文書処理の日と第001号から付す一連番号を組み合わせたものとすること。
(文書の収受及び配布)
第16条　文書は、庶務課において収受手続きを行うものとする。
2　親展文書、書留文書及びその他開封を不適当と認める文書は、開封せず、受付印（様式第2号）を押し、直接その宛名人に配布するものとする。この場合において、配布を受けたものが、収受登録（文書管理システムに件名等必要事項を入力し文書の登録を行うことをいう。以下同じ。）を要すると認めたものについては、速やかにこれを行わなければならない。
3　前項以外の文書は、収受登録を行い、その文書の余白に受付印を押して番号を記入のうえ主管課に配布するものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
4　前項に掲げる処理を行うときは、当該文書をスキャナ等により電磁的記録（以下「電子化」という。）し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上これにより難いときはこの限りでない。
(文書処理の原則)
第17条　文書の処理は、文書管理システム上で行うことを原則とし、主管課長が中心となり、文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の供覧)
第18条　配布を受けた文書で上司の閲覧を必要と認めるものは、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(1)　一応供覧　文書の性質により直ちに処理することが出来ない場合若しくはあらかじめ上司の指示又は承認を受けて処理することが適当であると認める文書
(2)　供覧　別に処理を要しないで単に閲覧にとどまる文書
(文書の起案及び決裁)
第19条　起案の処理は、次項に定める基準に従い、次に掲げる方法により起案し、決裁を受けなければならない。
(1)　システム起案（文書管理システム上で、件名、起案理由その他必要事項を入力し起案する方法をいう。以下同じ。）
(2)　紙起案（文書管理システム上で、件名、起案理由その他必要事項を入力し、その内容を起案用紙（様式第3号）に出力して起案する方法をいう。以下同じ。）
(3)　システム外起案（文書管理システムによらず、件名、起案理由その他必要事項を起案用紙に記載して起案する方法をいう。以下同じ。）
2　起案は、システム起案によって行うことを原則とし、文書の性質上電子化できない文書にあっては、紙起案を行い、文書管理システムにより難い文書にあっては、システム外起案を行うものとする。
3　第1項の決裁は、システム起案によるものは電子決裁（文書管理システム上で決裁を行うことをいう。以下同じ。）により行い、紙起案及びシステム外起案によるものは紙決裁（起案文書に押印し決裁することをいう。以下同じ。）により行うものとする。
4　前項のシステム起案による電子決裁を行う場合に、紙文書の添付を要するときは、文書管理システムから添付文書処理票（様式第4号）を出力し、これを紙文書に添付して回議するものとする。
(決裁済書の処理)
第20条　決裁の完結した文書（以下「決裁済文書」という。）は、次の各号に掲げる起案の種類ごとに、当該各号に定める処理を行わなければならない。
(1)　システム起案　文書管理システムに決裁年月日の登録を行う。
(2)　紙起案　文書管理システムに決裁年月日の登録を行い、原議書に必要事項を記入し、決裁済印（様式第5号）を押印する。
(3)　システム外起案　原議書に必要事項を記入し、決裁済印を押印する。
2　システム外起案による決裁済文書で文書番号が必要な場合は、文書管理システム上で採番処理を行う。
(公印及び契印)
第21条　発送文書は、沖縄市議会公印規程（昭和49年沖縄市議会規程第2号）の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、特に軽易な文書については、公印を省略することができる。
2　発送文書のうち特に重要なものについては、施行の確認をするため原議書と契印しなければならない。ただし、一時に大量な発送を必要とする同一文書で公印の表示のあるものに限り、これを省略することができる。
(文書等の発送及び発信)
第22条　文書の発送及び発信は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1)　郵送
(2)　直接（宛名人へ直接届けることをいう。以下同じ。）
(3)　システム施行（文書管理システムにより文書の発送を行うことをいう｡以下同じ。）
2　前項に掲げる方法の処理は、郵送の場合にあっては、次条の規定に従い処理し、直接及びシステム施行の場合にあっては、主管課において処理を行うもとする。
3　直接により発送する文書は、文書送達簿（様式第6号）に記入し、受領印を徴さなければならない。
4　電報を発信するときは、電報発信簿（様式第7号）に登載の上、直ちに発信しなければならない。
5　退庁時間後又は休日に発送を要する文書がある場合は、事前に庶務課長に連絡し、その指示に従わなければならない。
(郵送文書)
第23条　郵送を必要とする文書については、庶務課において、その日の分を取りまとめ、郵便物差出伝票(様式第8号)に記入し、午前10時までに総務課に回付しなければならない。
(文書の分類)
第24条　文書の分類は、各課において作成されたファイル基準表（様式第9号）に従って行うものとする。
(文書の整理)
第25条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2　重要な文書は、非常災害時に際して支障のないように、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(完結文書の編集及び保管)
第26条　主管課は、完結文書（供覧が完了した収受文書又は施行が完了した起案文書のことをいう。以下同じ。）を会計年度ごとに編集する。ただし、暦年により整理した完結文書は、暦年ごとに編集する。
2　文書の保存期間は、文書の完結の日の属する年の翌年の4月1日から起算する。ただし、例規文書は、翌年の1月1日から起算する。
(文書の引継ぎ)
第27条　主管課長は、移管する文書又は移管しない文書を庶務課長へ文書引継書兼保存文書台帳（様式第10号）によって報告しなければならない。この場合における報告は、前々年度に完結した保存年限が3年以上の完結文書とする。
2　主管課長は、移管する文書について毎年6月末までに次に掲げる処理を行い、庶務課長へ移管しなければならない。
(1)　文書管理システム上で処理された完結文書（紙文書を除く。）は、文書管理システムによって移管する。
(2)　文書管理システム上で処理されていない完結文書は、フォルダーに入れたまま保存箱に収納して移管する。この場合において、保存箱には、保存年限その他必要事項を表示するものとする。
3　庶務課長は、第1項の報告を受け、前項の規定により移管の完了した完結文書について、文書引継書兼保存文書台帳に移管の有無、年月日等を記入しなければならない。
(電子化された紙文書の廃棄)
第28条　第16条第4項の規定により電子化された紙文書は、庶務課長へ移管せず、主管課において廃棄を行うものとする。この場合において、廃棄する際には、第32条第2項に規定する方法で処理しなければならない。
(保存文書庫)
第29条　保存文書（第27条第2項第1号の完結文書は除く。）は、庶務課長が指定する保存文書庫に保存する。
2　前項の保存文書庫は、庶務課長が指導管理する。
(文書の保存年限)
第30条　文書の保存年限は、別表のとおりとする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第31条　保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、電子文書にあっては、文書管理システムにより必要な処理を行い、紙文書にあっては、保存文書貸出票（様式第11号)に必要な事項を記入し、庶務課長に申し出なければならない。
(保存文書の廃棄)
第32条　庶務課長は、文書が保存年限を経過したときは、所定の手続きを経て、速やかに当該文書を廃棄しなければならない。
2　前項の規定により廃棄決定した文書は、焼却、裁断等他に利用されないよう最善の方法により行うものとする。
3　文書管理システム上で移管された文書は、文書管理システムで廃棄の処理を行わなければならない。
4　庶務課長は、第1項の規定にかかわらず、廃棄文書を必要資料と認めるときは、適当な方法により保存することができる。
(保存期間の延長)
第33条　主管課長は、次に掲げる文書については、10年を超えない期間で保存期間を延長できるものとする。
(1)　現に監査、検査等の対象となっているもの
(2)　現に係属中の争訟における手続き上の行為をするために必要とされるもの
(3)　現に開示の対象となっているもの
(4)　その他主管課長が事務処理上特に必要があると認めたもの
2　前項の規定により保存期間を延長する文書は、廃棄文書の保存延長申請書（様式第12号）を庶務課長に提出してその承認を受けなければならない。
(準用規定)
第34条　職員の任免、能率、分限、懲戒、保障、服務及び福利厚生その他身分取扱については、市長事務部局の職員の例による。
2　職員の給与、旅費、勤務時間、休日及び休暇その他勤務条件については、市長事務部局の職員の例による。
3　この規程に定めるもののほか、必要な事項は市長事務部局の例による。
附　則
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附　則(平成19年3月30日議会訓令第2号)
この訓令は、平成１９年４月１日から施行する。
附　則(平成20年9月26日議会訓令第1号)
この訓令は、平成20年9月26日から施行する。
附　則(平成23年8月1日議会訓令第1号)
この訓令は、平成23年8月1日から施行する。
附　則(平成25年2月28日議会訓令第1号)
(施行期日)
1　この訓令は、平成25年3月1日から施行する。
(経過措置)
2　この訓令の施行の際現に保存している政務調査費関係の文書及びこの訓令の施行後に提出された政務調査費関係の文書の保存年限については、なお従前の例による。
附　則(平成28年3月31日議会訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第30条関係)
種別＼主管課第1種(永年保存)第2種(10年保存)第3種(5年保存)第4種(3年保存)第5種(1年保存)
庶務課人事関係(議員・職員)履歴書(議員・職員)公印台帳、備品台帳議員共済関係議員の叙位叙勲関係書類議長の事務引継書公告式合併事務引継書ファイル管理表その他重要文書で永久保存の必要があると認める文書職員服務関係、履歴証明関係行政視察契約補助金、交付金、監査臨時職員任命関係その他10年保存の必要があると認める文書政務活動費関係諸手当認定関係市議会議長会関係給与関係公印使用簿行事日程表経理関係一般文書予算、決算、監査、収入、支出職員共済関係物品通知文書挨拶状、祝弔辞関係運行日誌その他5年保存の必要があると認める文書諸証明関係議員派遣関係研修関係その他3年保存の必要があると認める文書案内状事務連絡就退任その他文書
議事課議決原本会議録原本議案委員会記録公聴会関係請願・陳情原本意見書・決議原本議員提出案件図書台帳本会議関係文書その他重要で永久保存の必要があると認める文書請願・陳情関係文書審議未了事件監査関係文書全員協議会文書その他10年保存の必要があると認める文書委員会関係文書議決証明一般質問通告書代表質問通告書本会議・委員会関係資料傍聴関係文書その他5年保存の必要があると認める文書各種照会・回答文書行政視察関係文書その他3年保存の必要があると認める文書1年保存の必要があると認める文書