○沖縄市上下水道局文書取扱規程
(令和2年3月31日水道局訓令第8号)
改正
令和8年4月1日上下水道局訓令第5号
沖縄市水道局文書取扱規程(昭和49年水道部規程第27号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条　この規程は、別に定めるもののほか、沖縄市上下水道局(以下「上下水道局」という。)における文書取扱について必要な事項を定めるものとする。
(総務課長の職務)
第2条　総務課長は、上下水道局の文書及びこれに付随する物品の収発並びに完結文書の保管及び保存の事務を掌理する。
2　総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(印影等の種類)
第3条　文書を処理するため備える印影等は、次のとおりとする。
(1)　収受日付印（様式第1号）
(2)　決裁済印（様式第２号）
(3)　公印使用承認印（様式第３号）
(文書の記号及び番号)
第4条　文書（例規文書を除く。）には、次の各号により文書収発の番号と記号をつけなければならない。
(1)　沖縄市上下水道局における文書記号は別表のとおりとし、番号は各主管課において文書処理の年度毎の一連番号を用いるものとする。
[別表]
(2)　同一事件に属する文書は、同一年度において完結するまで同一番号を用ことができる。
2　条例、規則、訓令、告示及び公告は、総務課において暦年によりそれぞれに一連番号を付し（公告は、番号を要しない。）、公告式番号簿に登載する。
3　指令及び達は、総務課において文書処理の年度により一連番号を付し、指令（達）番号簿に登載する。ただし、多量かつ軽易な同一案件の指令で、総務課長が認めた場合には、当該主管課に指令（達）番号を置き、処理することができる。この場合、指令番号の前に文書記号を冠し、表示するものとする。
(発送文書の記名)
第5条　発送文書は、特に市長名を用いる場合以外はすべて管理者名を用いなければならない。ただし、軽易なものにあっては、上下水道局名又は課長名を用いることができる。
(公印及び契印)
第6条　浄書済の発送文書（電子文書を除く。以下この条において同じ。）であって、次の各号のいずれかに該当するものには、沖縄市上下水道局公印規程（昭和49年水道部規程第15号）の定めるところにより公印を押印しなければならない。
[沖縄市上下水道局公印規程（昭和49年水道部規程第15号）]
(1)　法令等の規定により公印の押印が義務付けられている文書
(2)　許認可等の処分に関する文書
(3)　局又は相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす文書
(4)　特定の事実を証明する文書
(5)　前各号に掲げるもののほか、公印の押印が特に必要と認められる文書
2　前項の規定により公印の押印を要しない文書には、発信者名の下に公印の押印を省略した旨を記載するものとする。
3　前項の規定によって公印を使用したときは、原議書に公印使用承認印（様式第3号）を押さなければならない。
4　発送文書のうち特に重要なものについては、施行の確認をするため原議書と契印することができる。
5　庁内各課長等あての文書及び局内の内部連絡文書については、公印を省略する。
(文書発送の手続)
第7条　文書（電子文書（契約書に限る。）を除く。）の発送は、郵送、通信回線を利用する方法、文書管理システムを利用する方法その他適切な方法により行うものとする。
2　主管課は、文書を発送するときは、文書管理システムに所定の事項を記録しなければならない。
3　対外文書で郵送を必要とするものについては、郵便切手を総務課長に請求し、直接発送するものとする。この場合総務課長は、郵便切手受払簿（別紙様式）により、その受払を明確にしておかなければならない。
4　料金後納により処理する場合は、料金後納差出票により必要な事項を記入のうえ、主管課において日本郵便株式会社の営業所に送達することとする。
(電子化文書の取扱い)
第7条の2　主管課は、紙文書をスキャナ等により読み取り、電子文書を作成した場合は、当該電子文書を正本とすることができる。ただし、法令等の制約が存在する場合その他電子文書を正本とすることが適当でない場合は、この限りではない。
2　前項の規定により電子文書を正本とした場合の紙文書は、主管課において1年間保管し、その後廃棄するものとする。
(保存文書の移管)
第8条　主管課長は、毎年度のはじめにおいて、前々年度に完結した保存年限が3年以上の文書を総務課長が指定する期日に、所定の文書保存票を添えて、総務課長に移管しなければならない。ただし、総務課長が移管を要しないと認めるものについては、この限りではない。
(保存文書庫)
第9条　保存文書は、総務課長が定める保存文書庫に集中保存及び集中管理をしなければならない。
2　前項の保存文書庫は、総務課長が管理する。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第10条　保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、総務課長の承認を得なければならない。ただし、貸出しについては、保存文書貸出票に必要な事項を記入するものとする。
(保存期間の延長)
第11条　主管課長は、保存年限を経過してもなお保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。ただし、この場合文書にはその理由を朱書しなければならない。
(補則)
第12条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについては、沖縄市文書取扱規程の規定を準用する。
[沖縄市文書取扱規程]
附　則
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附　則(令和8年4月1日上下水道局訓令第5号)
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第4条関係)
例規文書名称記号
規則沖水規則
訓令沖水訓令
告示沖水告示
公告沖水公告
指令沖水指令
達沖水令達
一般文書総務課沖水総
料金課沖水料
工務課沖水工
管理課沖水管
下水道課沖水下
様式第1号(第４条関係)
収受日付印

様式第2号(第4条関係)
決裁済印

様式第3号(第4条関係)
公印使用承認印

別紙様式(第7条関係)
郵便切手受払簿