○沖縄市立学校処務規程
| (昭和52年6月18日教委規程第7号) |
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沖縄市立学校処務規程(昭和49年教委規程第5号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 公印(第2条－第4条)
第3章 事務の処理(第5条－第10条)
第4章 文書の整理、編さん及び保存(第11条－第20条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、沖縄市立学校(沖縄市立幼稚園を含む。以下「学校」という。)の公印の取扱い、文書処理その他の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。
第2章 公印
(公印の種類)
第2条 学校の公印(以下「公印」という。)は、学校印、校長印、幼稚園印及び園長印とする。
(公印の規格)
第3条 公印の規格は、別表第1のとおりとする。
(公印の取扱い)
第4条 公印の取扱いについては、沖縄市教育委員会公印規程（平成18年教委訓令第5号）の定めによるものとする。
第3章 事務の処理
(事務の代決)
第5条 校長が不在のときは、教頭(副校長を置く学校にあっては、副校長)がその事務を代決する。
2 前項の規定にかかわらず、重要又は異例に属すると認める事務については、代決することができない。
ただし、あらかじめ処理の方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。
3 代決した事務は、速やかに校長に報告するものとする。
(教頭の専決)
第5条の2 教頭(副校長を置く学校においては、副校長)は、次に掲げる事項を専決することができる。
(1) 職員の1日以内の有給休暇
(2) 職員の1日以内の研修を承認すること。(教育公務員特例法第20条第2項に規定する研修をいう。)
(文書取扱主任)
第6条 学校における文書事務を円滑にするため、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、所属職員の中から校長が命ずる。
3 文書取扱主任が不在のとき又は事故あるときは、あらかじめ校長の指定した職員がその職務を行う。
(到着文書の処理)
第7条 学校に到着した文書は、速やかに次の各号により処理するものとする。
(1) 封かん又は包装されているものは、直ちに開封し、文書受理簿(様式第1号)に登録するとともに、その文書の余白に受付印(様式第2号)を押し校長及び教頭（副校長を置く学校にあっては、副校長）の閲覧に供すること。ただし、軽易な文書は、文書受理簿に登録する手続を省略することができる。
(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず、その封皮に受付印を押し、文書受理簿に登録したうえ、直接そのあて名の者に配布し受領印を徴すること。この場合において、配布を受けた者が、前号の規定による処理を要すると認めたものについては、速やかにその手続を経るものとする。
(3) 現金、金券及び有価証券は、金券等受付簿(様式第3号)に登録し、あて名の者に配布して受領印を徴すること。
2 校長は、前項第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教頭（副校長を置く学校にあっては、副校長）を経て担当職員に配布するものとする。
(立案)
第8条 事件の処理については、担当職員において立案し、校長の決裁を受けるものとする。
(文書の発送)
第9条 発送を要する文書は、担当職員において浄書のうえ公印及び契印を押し、文書取扱主任に回付するものとする。ただし、軽易な文書については、公印又は契印を省略することができる。
2 文書取扱主任は、前項の規定による回付を受けたときは、文書受理簿又は文書発送簿(様式第4号)に必要事項を記載し発送の手続をとるものとする。ただし、軽易な文書については、文書発送簿に記載することを省略することができる。
(文書の発送番号)
第10条 文書の発送番号は、文書発送簿により一連番号を付し、毎年4月1日に更新するものとする。
第4章 文書の整理、編さん及び保存
(文書整理の原則)
第11条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(担当者の文書整理)
第12条 担当者は常に未処理文書及び完結文書を次の各号により区分整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、一定の場所に整理保存し常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結文書は、処理経過及び分類、種別、認印等を確認した上、速やかに文書取扱主任に引継がなければならない。
(完結文書及び簿冊の整理)
第13条 文書取扱主任は、完結文書の引継を受けたときは、直ちに審査し、次に掲げる事項に従い整理しなければならない。
(1) 同じ種類の文書を年月日順に仮りつづりすること。
(2) 表紙に分類年度、保存種別及び件名並びに校名を記載すること。
(3) 年度を越えて処理した文書は、その文書が完結した年度毎につづること。
(仮りつづり文書の審査)
第14条 校長は、整理済の仮つづり文書を翌年度5月末日までに分類、保存種別等について審査しなければならない。
(文書の編さん保存目録の作成)
第15条 前条の規定による審査が終了し整理した文書は、次の各号により、編さん装ていしなければならない。ただし、第5種に属する文書は装ていを省略するものとする。
(1) 同一事件であって、数種類の項目に関連した文書はその関係の最も深い項目に編さんすること。
(2) 2以上の事件で保存期間を異にする場合において、その事件が相互に関係があり同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の種別とする。
(3) 図面、計算書の類で一般文書に編さんするときは、適宜に折りたたみ編さんする。
(4) 文書の編さんは、厚さ6センチメートルを標準として製本する。ただし、分冊したものには1、2の数字を付し、合冊したものは、各項目標記する。
(5) 編さん装ていした簿冊の表紙に分類、年度、保存種別及び件名並びに校名を記載すること。
(6) 紙数又は編さんの都合により2年以上にわたる文書を1冊とすることができる。この場合には、区分紙を差し入れて年度の別を明らかにすること。
(7) 文書、索引、目次をつけること。ただし、第4種以下に属するものは、文書、索引、目次を省略することができる。
2 第1項各号により、編さん装ていした文書は、保存文書目録(様式第5号)に記載し書庫に収め、虫害、湿気及び火気に注意し、かつ非常事態に際し特に保存を要するものは、書庫の前面に「非常持出」と朱書し、保存するものとする。
(帳簿の保存年限及び種類)
第16条 帳簿は、その重要度に応じて保存期間を次の5種とする。
| 第1種 | 常用、永年、20年保存 | |
| 第2種 | 10年保存 | |
| 第3種 | 5年保存 | |
| 第4種 | 3年保存 | |
| 第5種 | 1年保存 |
2 帳簿の種類及び保存年限は、おおむね別表第2のとおりとする。
[別表第2]
(保存文書の貸出し又は閲覧)
第17条 保存文書の貸出しを受けようとする者又は閲覧しようとする者は、保存文書貸出簿に記入し、文書取扱主任の承認を受けなければならない。
(保存年限の計算)
第18条 文書の保存年限の計算は、文書の処理の完結した翌年度から起算する。
(保存文書の廃棄)
第19条 保存期間の満了した文書は、廃棄文書目録(様式第6号)に記載し、校長が焼却処分等に付するものとする。
2 文書取扱主任は、保存年限を経過してもなお保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。ただし、この場合文書にはその理由を朱書しなければならない。
(幼稚園の文書処理)
第20条 第3章(第5条の2を除く。)及び第4章の規定は、幼稚園について準用する。この場合において、「学校長」とあるのは「園長」と読み替えるものとする。
附 則
この規程は、公布の日から施行する。
附 則(平成6年2月14日教委訓令第1号)
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この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月31日教委訓令第3号)
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この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月29日教委訓令第4号)
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この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成25年2月6日教委訓令第1号)
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この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成30年3月29日教委訓令第3号)
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この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表第1(公印の規格)(第3条関係)
| 学校印(36ミリ角) | 幼稚園印(36ミリ角) | 校長印(21ミリ角) |
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| 園長印(21ミリ角) | ||
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別表第2(第16条関係)
帳簿の種類及び保存年限
| 文書の種類 |
| 1 学校管理及び学校経営関係 3年 |
| 2 教科及び教育(育児)内容関係 3年 |
| 3 学校保健関係 3年 |
| 4 学校給食関係 3年 |
| 5 学校図書館関係 3年 |
| 6 要保護児童、生徒関係 3年 |
| 7 調査統計関係 3年 |
| 8 諸給与及び福利 3年 |
| 9 予算及び補助金関係 3年 |
| 10 教科用図書関係 3年 |
| 11 各種団体関係 3年 |
| 12 その他軽易な文書 1年 |
| 13 事務引継書 永年 |
| 表簿の種類 |
| (一) 学校の管理運営に関するもの |
| 1 学校沿革誌 永年 |
| 2 保存文書目録 永年 |
| 3 廃棄文書目録 永年 |
| 4 学校関係法令 常時 |
| 5 学校基本調査 10年 |
| 6 学校日誌 5年 |
| 7 保健日誌 3年 |
| 8 給食日誌 3年 |
| 9 教科用図書給与及び採択関係表 5年 |
| 10 担任学級教科科目時間表 5年 |
| 11 学校医執務記録簿 5年 |
| 12 文書受理簿 5年 |
| 13 文書発送簿 5年 |
| 14 金券等受付簿 5年 |
| 15 警備日誌 5年 |
| (二) 教職員に関するもの |
| 1 履歴書綴 永年 |
| 2 通勤手当認定簿 常時 |
| 3 扶養手当認定簿 常時 |
| 4 職員採用退職関係綴 10年 |
| 5 出勤簿 5年 |
| 6 旅行(出張)命令簿(票) 5年 |
| 7 時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務命令簿 5年 |
| 8 時間外勤務報告書 5年 |
| 9 出張復命書 5年 |
| 10 職員健康診断票 5年 |
| 11 諸給与台帳 5年 |
| 12 休暇整理簿 3年 |
| 13 諸休暇願届出書綴 3年 |
| 14 研修承認整理簿 3年 |
| (三) 児童、生徒に関するもの |
| 1 卒業証書台帳 永年 |
| 2 修了証書台帳 永年 |
| 3 要保護準要保護児童生徒世帯票 常時 |
| 4 指導要録 (学籍に関する記録) 20年 |
| (指導に関する記録) 5年 |
| 5 指導要録抄本 在学期間 |
| 6 児童生徒賞罰関係綴 10年 |
| 7 児童生徒名簿 5年 |
| 8 出席簿 5年 |
| 9 健康診断票 5年 |
| 10 歯の検査票 5年 |
| 11 転入転出児童生徒関係綴 5年 |
| 12 就学援助費個人別支給明細書 5年 |
| (四) 学校財産に関するもの |
| 1 財産原簿(写) 永年 |
| 2 備品出納簿 永年 |
| 3 図書原簿 永年 |
| 4 備品台帳 常時 |
| 5 予算書 5年 |
| 6 予算要求書 5年 |
| 7 予算差引簿 5年 |
| 8 支出伝票 5年 |
| 9 入園料授業料徴収関係綴 5年 |
| 10 消耗品受払簿 1年 |
| 11 郵便切手受払簿 1年 |
様式第1号
文書受理簿
様式第2号
受付印
様式第3号
金券等受付簿
様式第4号
文書発送簿
様式第5号
保存文書目録
様式第6号
廃棄文書目録