○沖縄市文書取扱規程
| (平成18年3月31日訓令第4号) |
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沖縄市文書取扱規程(昭和49年沖縄市規程第4号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条－第12条)
第2章 文書の収受及び配布(第13条－第15条)
第3章 文書の処理(第16条－第28条)
第4章 進行管理(第29条－第31条)
第5章 文書の施行(第32条－第39条)
第6章 文書の整理、保存及び廃棄(第40条－第50条)
第7章 雑則(第51条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、本市における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(用語の意義)
第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画、写真及び帳票類を含む。以下同じ。)及び電磁的記録であって、職員が組織的に用いるものとして、本市が保有しているものをいう。
(2) 紙文書 文書のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に職務に係る事案を記載したものをいう。
(3) 電子文書 文書のうち、電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4) 部 沖縄市事務分掌条例(平成12年沖縄市条例第2号)第1条に規定する部をいう。
(5) 部長 部の長をいう。
(6) 課 沖縄市事務分掌規則(平成19年沖縄市規則第21号)第2条に規定する課(沖縄市会計管理者の補助組織に関する規則(昭和63年沖縄市規則第3号)に規定する会計課を含む。)をいう。
(7) 課長 課の長をいう。
(8) 電磁的記録 職員が職務上作成し、又は取得した電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(9) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該文書が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(10) 文書管理システム 電子計算機により本市の文書事務を処理するシステムをいう。
(11) 電子決裁 電子起案を行った案件への電子的方法による決裁をいう。
(12) 完結文書 供覧が完了した収受文書又は施行が完了した起案文書のことをいう。
(13) 保存文書 各課で保管を終えた完結文書を総務課長に引き継いだ文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、全て適確かつ迅速に取扱い常に整備して事務能率の向上に資するように努めなければならない。
(文書事務の原則)
第4条 文書事務は、原則として文書管理システムにより処理するものとする。
(職員の責務)
第5条 職員は、文書事務の処理について、この訓令に定める取扱いに従い適切に処理することとし、文書管理システムの円滑な運用に努めなければならない。
(総務課長の職務)
第6条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書事務に関する業務を指導統括するものとする。
2 総務課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。
3 総務課長は、文書管理システムを管理するものとする。この場合において、保守作業等を行うとき、又はこれを適正に管理するため必要があるときは、文書管理システムを停止することができる。
(文書主任及び補助者の職務)
第7条 文書事務を処理するため、各課に文書取扱主任(以下「文書主任」という。)を置くものとし、課長補佐又は課長補佐相当職をもって充てる。この場合において、課長補佐又は課長補佐相当職が配置されてないときは、係長又は係長相当職の中から課長が指名するものとする。
2 文書主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる文書取扱事務を掌理するものとする。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書の処理状況の調査及び完結文書の整理に関すること。
(4) 文書の保存及び引継に関すること。
(5) ファイリングの整理に関すること。
(6) 文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。
(7) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
3 文書主任は、前項に掲げる文書事務を補助させるため、文書取扱補助者(以下「補助者」という。)を置くことができる。この場合において、補助者は文書主任を補佐し、文書主任に事故があるときは、その職務を代理する。
4 文書主任は、その課における文書取扱事務を円滑に行うため、必要な措置をとらなければならない。
5 課長は、文書主任及び補助者を指定したとき又は異動があったときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
(文書主任者会議等)
第8条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書主任者会議又は文書主任者及び補助者の合同会議を招集することができる。
(帳簿等の種類)
第9条 文書を処理するため備える帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 文書収受簿(様式第1号)
(2) 文書発送簿(様式第2号)
(3) 公告式番号簿(様式第3号)
(4) 指令(達)番号簿(様式第4号)
(5) 起案用紙(様式第5号)
(6) 料金後納郵便物差出票(様式第6号)
(7) 郵便物差出伝票(様式第7号)
(7)の2 郵便物差出伝票(様式第7号の2)
(8) 保存文書貸出票(様式第8号)
(9) ファイル基準表(様式第9号)
(10) 添付文書処理票＜起案用＞（様式第10号）
(10)の2 添付文書処理票＜供覧用＞（様式第10号の2）
(11) 収受印(様式第11号)
(12) 決裁済印(様式第12号)
(13) 書留等受付簿(様式第13号)
(14) 廃棄文書の保存延長申請書(様式第14号)
(文書の種別)
第10条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 法規文書
(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により、議会の議決を経て制定するもの
(イ) 規則 法第15条の規定により、市長が制定するもの
イ 令達文書
(ア) 訓令 市長が、職務運営上の基本的事項について、下級機関に対して命令で公表するもの
(イ) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、法令の解釈、行政運営の方針、職務運営上の細目的事項等を指示し、その他一定の行為を命ずる場合に発するもの
(ウ) 達 権限に基づいて、特定の相手方に対し、一方的に特定の事項を命令、禁止、停止し、又は既に与えた許可、認可等の行政処分を取り消す場合に発するもの
(エ) 指令 申請又は願等に基づいて、相手方に対して、許可、不許可等の行政行為を行い、又は行政行為を命じ、指示する場合に発するもの
ウ 公示文書
(ア) 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く住民に周知させるために発するもの
(イ) 公告 告示の一形態で、その意義も告示と概ね同様であるが、告示とあえて区分すれば、法令の規定によらない事実が主なもの
(2) 一般文書
ア 議案文書 市長又は市議会議員が、議会に議決を経なければならない事件について、議会に提出するもの
イ 往復文書
(ア) 照会 相手方に対し、事実、意見等について問い合わせるもの
(イ) 依頼 相手方に対し、一定の事項を依頼するもの
(ウ) 回答 照会又は依頼に対し、答えるもの
(エ) 通知 相手方に対し、一定の事実又は意思を知らせるもの
(オ) 送付 書類、物品等を送る場合に発するもの
(カ) 諮問 一定の機関に対して、法令等で定める事項について意見を求めるもの
(キ) 答申 諮問を受けた機関等が、その諮問に対して、意見を述べるもの
(ク) 進達 市の機関を経由すべきものとされている申請書、報告書その他の書類を上級機関に取り次ぐもの
(ケ) 副申 進達に当たって、参考意見等を添付する必要がある場合に発するもの
(コ) 申請 住民が市の機関に対し、又は下級機関から上級機関に対し、許可、認可、承諾、補助その他一定の行為を求めるもの
(サ) 報告 相手方に対し、一定の事実を知らせるもの
(シ) 勧告 法令等に基づき、相手方に対し、特定の事項についての処置を勧め、又は促す場合に発するもの
(ス) 上申 上司又は上級機関に対し、意見又は事実を述べるもの
ウ 内部文書
(ア) 起案文書 事案の処理に当たって、決裁権者の許可、決定、承認等の意思決定を受けるもの
(イ) 復命書 職員が、上司の命令により特定事項等の調査又は会議等に出席した際、その内容及び結果を命令権者に報告するもの
(ウ) 事務引継書 職員が退職、休職、転任等をする場合、担任事務を後任者又は所属長に引継ぎをするもの
(エ) 願 職員の服務に関して、上司の許可又は承認を得るもの
(オ) 届 服務上の一定の事項について届け出るように命ぜられているもの
(カ) 辞令 職員の身分、給与その他の異動について、その旨を記載して当該職員に交付するもの
エ 表彰文書
(ア) 表彰状 模範になるような個人又は団体の行為を賞揚するために用いるもの
(イ) 感謝状 事務又は事業等の遂行に当たり、積極的に協力又は援助したものに対し、感謝の意思を表示するものに用いるもの
(ウ) 賞状 展覧会、品評会、講習会、競技会等において優秀な成績を収めたものを賞するために用いるもの
オ その他の一般文書
(ア) 書簡 公務員の資格で私信同様に発するもの
(イ) あいさつ文 式辞、祝辞、訓辞、弔辞等で、式典等に際してその意義、感想等を述べるもの
(ウ) 証明書 市の機関が、その権限内で特定の事実又は法律関係の存在を公に証明するために発するもの
(エ) その他職員がその職務権限に基づいて作成する文書又は図面類
(文書記号及び文書番号)
第11条 収受し、又は発送する対外文書には、各課等において別表に定める文書記号に、文書処理の日と001から付す一連番号による3けたの番号を組み合わせた文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し、表示するものとする。ただし、決裁権者が適当と認める軽易な文書若しくは定例的な文書又は法令等で様式化されている文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。
[別表]
2 条例、規則、訓令、告示及び公告は、総務課において暦年によりそれぞれに一連番号を付し(公告は、番号を要しない。)、公告式番号簿に登載する。
3 指令及び達は、総務課において文書処理の年度により一連番号を付し、指令(達)番号簿に登載する。ただし、多量かつ軽易な同一案件の指令で、かつ、総務課長が認めた場合には、当該主管課に指令（達）番号簿を置き、処理することができる。この場合において、指令番号の前に別表に定める文書記号を冠し、表示するものとする。
[別表]
4 対内文書については、文書記号及び文書番号の記載に代えて「事務連絡」と表示するものとする。
(文書処理の年度)
第12条 文書処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年の3月31日までとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第13条 本庁に到達した文書は、総務課において受領するものとする。この場合において、次に掲げる方法により処理しなければならない。
(1) 親展文書、秘密文書、親展電報その他開封を不適当と認める文書は、開封せず、市長及び副市長あてのものは秘書広報課に、それ以外のものは名宛人にそれぞれ配布する。
(2) 書留郵便物又は現金、有価証券等が添えてある文書は、書留等受付簿に記載し、受領者の印又は署名を受ける。
(3) 前2号以外の文書は、各所管課にそれぞれ配布する。
(4) 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認める課に配布する。この場合において、その関係の度合いを定めにくいとき、又は異例に属するものは、行政改革推進課長と協議の上、総務課長がその所管課を定めるものとする。
(配布文書等の取扱い)
第14条 所管課長は、文書の配布を受けたとき、又は会議その他の理由により総務課を経ずに直接受領した文書は、直ちに当該文書を審査して、次に掲げる処理をしなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(1) 親展文書又は秘密文書の配布を受けた名あて人は、閲覧後、必要があると認めるときは、当該文書に収受印を押し、収受登録(文書管理システムに件名等必要事項を入力し文書収受簿に登録を行うことをいう。以下同じ。)を行う。
(2) 文書管理システムにより配布を受けた文書は、収受登録を行う。
(3) 電子メール等により配布を受けた電子文書は、文書管理システムに取り込み後、収受登録を行う。
(4) 前3号以外の文書は、当該文書に収受印を押し、収受登録を行う。
2 前項第4号の処理を行うときは、当該文書を電子化（紙文書をスキャナ等により読み取り、電子文書を作成することをいう。以下同じ。）し、添付しなければならない。ただし、文書の性質上電子化できない文書その他総務部長が別に定める基準に該当する文書については、文書管理システムから添付文書処理票＜供覧用＞を出力し、これを当該文書に添付するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、各種申請書、届書その他定例により処理する文書については、主管課長の定めるところにより、処理することができる。
4 第2項の規定により電子化を行った場合は、当該電子文書を正本とすることができる。ただし、法令等の制約が存在する場合その他電子文書を正本とすることが適当でない場合は、この限りではない。
5 配布を受けた文書が、所管に属さないと判断するときは、理由を付し、直ちに総務課に回付しなければならない。
第15条 削除
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第16条 文書の処理は、課長が中心となり、文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の供覧)
第17条 配布を受けた文書で上司の閲覧を必要と認めるものは、次の各号に定めるところにより、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。
(1) 一応供覧 文書の性質により直ちに処理することができない場合若しくはあらかじめ上司の指示又は承認を受けて処理することが適当であると認める文書
(2) 供覧 別に処理を要しないで単に閲覧にとどまる文書
2 文書の「一応供覧」又は「供覧」は、文書管理システムにより行うものとする。
(文書の起案の方法)
第18条 文書の起案は、文書管理システムに件名、起案理由その他必要事項を入力し、電磁的記録すること(以下「システム起案」という。)により行うものとする。
2 前項の規定にかかわらず、文書の性質上電子化が困難な文書、重要な文書又は特に緊急を要する文書については、文書管理システムに件名、起案理由その他必要事項を入力した内容を出力した起案用紙により起案(以下「紙起案」という。)を行うものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、システム起案又は紙起案によらずに起案することができる。
(1) その他の電子情報処理システム（以下「その他の電子システム」という。）により起案することが合理的と認められる場合
(2) 起案方法が別に定められているもの等システム起案及び紙起案によりがたい文書で、件名、起案理由その他必要事項を起案用紙又はこれと異なる一定の帳票等に記載する方法により起案(以下「システム外起案」という。)することが適当と認められる場合
(起案文書の作成)
第19条 起案文書の作成は、一事案につき一起案とする。
2 起案文書には、必要に応じ、準拠法規その他参考資料について要旨をまとめ添えるものとする。ただし、文書管理システムに添えることが困難なときは、文書管理システムから添付文書処理票＜起案用＞を出力し、これを紙文書に添付し回議するものとする。
3 紙起案及びシステム外起案による起案文書には、事案の性質により、重要、緊急又は極秘の注意事項を起案用紙の上部に朱書するものとする。この場合において、秘密を要するものは、封筒に入れる等他見に触れない処理を施すものとする。
4 システム外起案による起案文書には、前項に規定するもののほか、起案用紙の上部にシステム外起案と朱書するものとする。
5 専決により市長の決裁を要しない起案は不要欄を斜線等で抹消するものとする。
(決裁の方法)
第20条 第18条第1項のシステム起案による起案文書は、文書管理システム上で電子決裁を行うものとする。
[第18条第1項]
2 前項に定めるもののほか、第18条第2項の紙起案及び同条第3項第2号のシステム外起案による起案文書は、起案文書に押印し決裁(以下「紙決裁」という。)を行うものとする。
[第18条第2項]
3 前2項の規定にかかわらず、第18条第3項第1号のその他の電子システムで起案する起案文書は、当該システムで電子決裁を行うものとする。
(他課との関係事項)
第21条 文書の事案が他部課と関係ある事項を含む場合においては、協議を行い、合議等の方法により相互間で文書を往復させなければならない。
(合議文書の疑義及び廃案等の通知)
第22条 合議を受けた文書(以下「合議文書」という。)は、直ちに査閲し、同意又は不同意を決定しなければならない。この場合において、決定に日時を要するときは、その理由を主管課に通知しなければならない。
2 合議文書について異議があるとき又はその起案者等と協議し意見が一致しないときは、双方の意見を添えて上司の指示をうけなければならない。
3 合議を経た起案文書の要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(代決した場合の処理)
第23条 沖縄市事務決裁規程（平成12年沖縄市訓令第2号）第11条の規定により代決した者は、その事案が電子決裁の場合にあっては、代決の意思を登録しなければならない。
2 事案が紙決裁によるものは、代理の表示をし、決裁責任者印欄わきに
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| の朱印を押さなければならない。この場合において、紙決裁による代決を行った職員は、上司が登庁したときには直ちに当該文書を閲覧に供してその要領を報告し、表示の箇所に認印を受けなければならない。 |
3 前項の規定にかかわらず、特に軽易な文書については、後閲を省略することができる。
(決裁済文書の処理)
第24条 システム起案による決裁済文書(決裁の完了した起案文書をいう。以下同じ。)は、文書管理システムに決裁年月日等の登録(以下「完結登録」という。)を行わなければならない。ただし、その他の電子システムで起案した決裁済文書は、当該システムに決裁年月日等の登録を行うことができる。
2 紙起案による決裁済文書は、完結登録を行い、原議書に必要事項を記入し、決裁済印を押さなければならない。
3 システム外起案による決裁済文書は、原議書に必要事項を記入し、決裁済印を押さなければならない。
(決裁済文書の訂正又は廃案等)
第25条 決裁済文書を訂正しようとする場合は、決裁権者又はその上司の承認を受けなければならない。ただし、誤字、脱字等の軽微な事項の訂正については、この限りでない。
2 決裁済文書を廃案又は削除しようとする場合は、あらかじめ、決裁権者の承認を受け、当該文書に係る決裁手続を了した者に通知するものとする。
(決裁について必要な事項)
第26条 この章に定めるもののほか、決裁について必要な事項は、沖縄市事務決裁規程の定めるところによる。
(議会議案の取扱い)
第27条 議会の議決若しくは同意を要し、又は報告する文書は、速やかに所管課において所定部数を浄書校正のうえ、総務課に原議書とともに送付しなければならない。
2 市議会議長から会議結果の報告があったときは、直ちにその結果を市長まで供覧し、総務課において議決書として保管するものとする。
(公示及び令達の原議書の取扱い)
第28条 公示及び令達(予算の令達及び指令を除く。)の文書は、決裁後その写しを作成保存し、原議書は、速やかに、総務課に送付しなければならない。
第4章 進行管理
(処理状況の明確化)
第29条 文書主任は、常に文書の処理状況を明確にしておかなければならない。
2 職員は、出張その他で不在となる場合は、あらかじめ上司又は他の職員に引き継ぐ等文書の処理状況を明らかにしておかなければならない。
(未完結文書の追求)
第30条 文書主任は、文書管理システム等により、未完結文書について調査し、処理の促進を図らなければならない。
(文書の処理状況の調査)
第31条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、所管課長から報告を受け、それに基づき所管課長に指示を与えることができる。
第5章 文書の施行
(文書の施行年月日)
第32条 決裁された事案の施行に用いる決裁済文書については、第24条に規定する処理を行う際、次に掲げる基準に従い、施行年月日の登録又は記入を行わなければならない。
[第24条]
(1) 公示及び令達文書(達及び指令を除く。)にあっては、総務課が公告式番号簿に登載した日
(2) 議会に提出を要するものにあっては、総務課が議会に送付した日
(3) 発送文書にあっては、発送した日
(4) 前3号以外のものにあっては、その事務の処理を完了した日
(発送文書の記名)
第33条 対外発送文書は、市長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、市名、市役所名又は決裁権限を有する者の職名若しくは部課名を用いることができる。
2 対内発送文書は、副市長、会計管理者又は部長の職名を用いる。この場合において、部長の職名を用いるときは、主管課を表示しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、軽易な事項については、課長の職名を用いることができる。
(浄書)
第34条 文書の浄書は、所管課において行うものとする。この場合において、決裁済文書と浄書した文書との照合は、確実に行わなければならない。
(公印の押印等)
第35条 浄書済の発送文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)であって次の各号のいずれかに該当するものには、沖縄市公印規程(平成8年沖縄市訓令第4号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。
(1) 法令等の規定により公印の押印が義務付けられている文書
(2) 許認可等の処分に関する文書
(3) 市又は相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす文書
(4) 特定の事実を証明する文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、公印の押印が特に必要と認められる文書
2 前項の規定により公印の押印を要しない文書には、発信者名の下に公印の押印を省略した旨を記載するものとする。
3 発送文書のうち特に重要なものについては、施行の確認をするため原議書と契印することができる。
第36条 削除
(文書の発送)
第37条 文書(電子文書(契約書に限る。)を除く。)の発送は、郵送、通信回線を利用する方法、文書管理システム(庁内に限る。)を利用する方法その他適切な方法により行うものとする。この場合において、郵送の場合は第39条の規定により処理を行い、郵送以外の場合は所管課において処理するものとする。
[第39条]
2 所管課は、文書を発送するときは、文書管理システム等に所定の事項を記録し、又は文書発送簿に所定の事項を記載しなければならない。
第38条 削除
(郵送文書の取扱い)
第39条 郵送を必要とする文書については、各課において、その日の分を取りまとめ、郵便物差出伝票に記入し、午前10時までに総務課に回付しなければならない。
2 郵送する文書は、総務課において、料金後納郵便物差出票を作成し、日本郵便株式会社の営業所に差し出すものとする。
第6章 文書の整理、保存及び廃棄
(文書の分類)
第40条 文書の分類は、ファイル基準表に従い行うものとする。
2 文書主任は、総務課長が定める日までに、翌年度に発生する予定の文書等についてファイル基準表を文書管理システム上で作成するものとし、これを総務課長に報告しなければならない。
3 所管課長は、ファイル基準表の内容に変動があったときは、速やかに変更の都度これを総務課長に届け出なければならない。
(電子文書の整理及び保管)
第41条 電子文書（契約書を除く。次項において同じ。）は、文書管理システムにより整理し、及び保管しなければならない。ただし、その他の電子システムに記録された電子文書は、当該システムにより整理し、及び保管することができる。
2 電子文書の保管に当たっては、常に滅失、改ざん、漏えい等の予防の措置を講じなければならない。
3 電子文書（契約書に限る。）の整理及び保管については、別に定めるところによる。
(紙文書の整理及び保管)
第42条 紙文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書は、常に共有管理を心掛け、定められた場所に整理保管し、文書の所在を明らかにしておかなければならない。
3 重要な文書は、非常災害時に際して支障のないように、あらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。
(完結文書の編集及び保管)
第43条 完結文書は、会計年度ごとに編集する。ただし、暦年により整理した完結文書は、暦年ごとに編集する。
2 前項の場合において、文書の事案が2年度以上にわたるときは、最も新しい文書の日付に属する年度に編集する。
3 完結文書(電子文書を除く。)の編集は、次に掲げるところにより行う。
(1) フォルダー化(個別フォルダーに収めることをいう。)する文書は、つづらないものとする。ただし、頻繁に閲覧や持出のある文書又は内容により整理する方が便利な文書については、専用のファスナーでつづるものとする。
(2) 一事案が2枚以上となる文書は、つづり針等で留めて編集するものとする。
(3) 個別フォルダーに収められた文書の編集は、完結年月日の古いものを最下位にして月日順に行うものとする。
4 編集された完結文書の所管課における保管期間は、原則として1年間(完結の日の属する年度の翌年度末まで。ただし、暦年により整理した完結文書については、完結の日の属する年の翌年末まで。)とする。
5 前項の保管の期間は、保存年限に算入するものとする。
(完結文書の引継ぎ)
第44条 総務課長は、前条第4項に規定する保管期間の経過した完結文書の引継ぎについて、所管課長宛てに通知するものとする。
2 所管課長は、前項の通知があったときは、引継ぎをする完結文書について総務課長に回答しなければならない。
3 前項の場合において、総務課長へ回答する文書は、前々年度に完結した保存年限が3年以上の完結文書とし、引継ぎをしない完結文書については、次のいずれかに該当し、かつ、所管課長が特に課において保管する必要があると認める文書とする。
(1) 継続事業に関する文書
(2) 事故等による繰越事業に係る文書
(3) その他業務上必要な文書
4 所管課長は、文書管理システム上で処理された完結文書（紙文書を除く。）については、総務課長が定める日までに文書管理システム上で引き継がなければならない。
5 所属課長は、前項以外の完結文書（その他の電子システムで処理された文書を除く。）については、文書管理システム上で出力したリストを添えて総務課長に引き継がなければならない。この場合において、完結文書は、フォルダーに入れたまま保存箱に収納し、保存箱には保存年限等必要事項を表示させた上で引き継ぐものとする。
6 前2項の規定にかかわらず、第14条第2項(ただし書を除く。)の規定により電子化された後の紙文書については、総務課長へ引き継がず、所管課において1年間保管し、廃棄を行うものとする。
[第14条第2項]
7 前項の規定により所管課が廃棄を行う場合においては、第49条第3項第2号の規定を準用する。この場合において、同号中「前号以外の文書」とあるのは、「電子化された後の紙文書」と読み替えるものとする。
8 総務課長は、第2項の規定による回答を受け、引継ぎを完了したときは、文書管理システムにてロケーション番号等を設定しなければならない。
(保存文書庫)
第45条 保存文書は、電子文書にあっては、文書管理システム又はその他の電子システムに保存し、紙文書にあっては、総務課長が指定する保存文書庫に保存又は管理をし、廃棄年度及び各部課別に整理するものとする。
2 前項の保存文書庫は、総務課長が管理するものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、電子文書（契約書に限る。）の保存については、別に定めるところによる。
(文書の保存年限等)
第46条 法令に特段の定めがある場合を除き、文書の保存年限は、次のとおりとする。
| 第1種 | 永年保存 |
| 第2種 | 10年保存 |
| 第3種 | 5年保存 |
| 第4種 | 3年保存 |
| 第5種 | 1年保存 |
2 文書の保存年限別は、おおむね次のとおりとする。
(1) 第1種に属するもの
ア 条例、規則その他例規の原議書
イ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ウ 市史の資料となる重要書類
エ 議会の会議録、決議等重要書類
オ 国、県の令達その他で特に重要な書類
カ 訴願、訴訟及び異議の申立てに関する重要書類
キ 重要な契約書
ク 任免及び賞罰に関する重要文書
ケ 財産、営造物及び市債に関する重要書類
コ 隣接市町村との分合及び境界変更に関する書類
サ その他重要で永年保存の必要があると認められる書類
(2) 第2種に属するもの
ア 金銭の支払に関する証拠書類
イ 行政執行上必要な統計資料に関する書類
ウ その他10年保存の必要があると認められる書類
(3) 第3種に属するもの
ア 主な行政事務の施策に関する書類
イ 行政執行上参考となる統計資料に関する書類
ウ 市税等各種公課に関する書類
エ 金銭出納に関する書類
オ その他5年保存の必要があると認められる書類
(4) 第4種に属するもの
ア 一般の行政施策に関する書類
イ その他3年保存の必要があると認められる書類
(5) 第5種に属するものは、第1種、第2種、第3種及び第4種に属しないもので、1年保存の必要があると認められる書類
3 所管課に原本がある各課の副本の文書の保存年限は、第1種、第2種及び第3種については3年とし、第4種については1年の保存年限とする。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第47条 保存文書庫に保管された保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けようとする者は、保存文書貸出票に必要な事項を記入し、総務課長に申し出なければならない。
2 保存文書を閲覧し、又は貸出しを受けた者が保存文書を紛失し、又は毀損したときは、始末書に所属課長の検印を受け、直ちに総務課長に届け出なければならない。
(保存期限の始期)
第48条 文書の保存年限の始期は、文書の処理の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年管理による文書はその完結した年の翌年とする。
(文書の廃棄)
第49条 総務課長は、文書が保存年限を経過したときは、所定の手続を行い、速やかに当該文書を廃棄しなければならない。ただし、保存年限が第5種に属する文書については、所管課長が廃棄しなければならない。
2 前項の場合において、保存年限が第1種に属する文書のうち、保存期間が11年以上経過し、所管課長が保存の必要がないと認めるときは、保存年限にかかわらず、総務課長に報告し、廃棄することができる。
3 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行わなければならない。
(1) 文書管理システム又はその他の電子システムで保存された文書は、各システム上で廃棄の処理を行う。
(2) 前号以外の文書については、焼却、裁断等他に利用されないよう最善の方法により処理を行う。この場合において、秘密扱いに属するものについては、復元できない方法で処理しなければならない。
4 総務課長は、第1項及び第2項の規定にかかわらず、廃棄文書を必要資料と認めるときは、適当な方法により保存することができる。
(保存期間の延長)
第50条 所管課長は、次に掲げる文書については、10年を超えない期間で保存期間を延長できるものとする。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの
(2) 現に係属中の争訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(3) 現に開示の対象となっているもの
(4) その他所管課長が事務処理上特に必要があると認めたもの
2 前項の規定により保存期間を延長する文書は、廃棄文書の保存延長申請書を総務課長に提出してその承認を受けなければならない。
第7章 雑則
(雑則)
第51条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定めるところによる。
附 則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に収受され、又は収受によらず作成された文書の取扱いについては、改正後の規定にかかわらず、なお従前の例による。
3 文書管理システムが整備されていない機関における文書の管理及び取扱いについては、文書管理システムが整備されるまでの間は、改正後の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附 則(平成19年3月30日訓令第12号)
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(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際現に在職する収入役の到達文書の取扱い及び発送文書の記名については、その在職中に限り、なお従前の例による。
3 この訓令による改正前の沖縄市文書取扱規程様式第5号の起案用紙は、収入役の在職中に限り、所要の調整をして使用することができる。
附 則(平成19年9月28日訓令第28号)
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この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成20年3月28日訓令第2号)
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この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成20年3月28日訓令第3号)
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この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年2月13日訓令第1号)
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この訓令は、平成21年2月13日から施行する。
附 則(平成23年3月31日訓令第2号)
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この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成23年7月29日訓令第15号)
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この訓令は、平成23年8月1日から施行する。
附 則(平成24年3月30日訓令第2号)
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この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成24年10月1日訓令第10号)
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この訓令は、平成24年10月1日から施行する。
附 則(平成25年3月29日訓令第9号)
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この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年7月31日訓令第9号)
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この訓令は、平成26年8月1日から施行する。
附 則(平成27年3月31日訓令第3号)
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この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月31日訓令第8号)
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この訓令は、平成28年4月1日施行する。
附 則(平成28年6月27日訓令第10号)
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この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成29年3月31日訓令第6号)
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この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月29日訓令第5号)
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この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月31日訓令第14号)
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この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和3年3月31日訓令第6号)
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この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月31日訓令第1号)
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この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和5年3月31日訓令第1号)
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この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和5年9月27日訓令第10号)
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この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
附 則(令和6年4月1日訓令第8号)
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この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附 則(令和6年9月20日訓令第9号)
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この訓令は、令和6年10月1日から施行する。
附 則(令和7年3月31日訓令第2号)
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この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
附 則(令和8年3月31日訓令第3号)
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この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
| 部課名 | 記号 |
| 総務部 | |
| 総務課 | 沖市総 |
| 秘書広報課 | 沖市秘 |
| 人事課 | 沖市人 |
| 契約管財課 | 沖市契 |
| 市民税課 | 沖市税 |
| 資産税課 | 沖市資 |
| 納税課 | 沖市納 |
| 防災危機管理担当 | 沖市防 |
| 企画部 | |
| 政策企画課 | 沖市企 |
| 行政改革推進課 | 沖市行 |
| 財政課 | 沖市財 |
| 基地政策課 | 沖市基 |
| ＤＸ推進課 | 沖市Ｄ進 |
| 情報システム課 | 沖市情 |
| プロジェクト推進担当 | 沖市プ進 |
| 市民部 | |
| 市民生活課 | 沖市生 |
| 平和・男女共同課 | 沖市平 |
| 市民課 | 沖市市 |
| 環境課 | 沖市環 |
| 健康福祉部 | |
| ちゅいしぃじぃ課 | 沖市ち |
| 障がい福祉課 | 沖市障 |
| 介護保険課 | 沖市介 |
| 保護管理課 | 沖市保管 |
| 保護第一課 | 沖市保 |
| 保護第二課 | 沖市保二 |
| 国民健康保険課 | 沖市国 |
| 市民健康課 | 沖市健 |
| こどものまち推進部 | |
| こども企画課 | 沖市こ企 |
| 保育・幼稚園課 | 沖市保幼 |
| こども家庭課 | 沖市家 |
| こども相談・健康課 | 沖市相健 |
| 経済文化部 | |
| 観光スポーツ振興課 | 沖市観ス |
| 商工振興課 | 沖市商 |
| 企業誘致課 | 沖市企誘 |
| 農林水産課 | 沖市農 |
| 文化芸能課 | 沖市文 |
| 建設部 | |
| 都市計画課 | 沖市建都 |
| 都市交通課 | 沖市都交 |
| 公園みどり課 | 沖市公み |
| 建築指導課 | 沖市指 |
| 道路課 | 沖市道 |
| 用地課 | 沖市用 |
| 区画整理課 | 沖市区 |
| 住まい建築課 | 沖市住建 |
| 東部海浜開発局 | 沖市東 |
| 会計課 | 沖市会 |
様式第1号(第9条関係)
文書収受簿
様式第2号(第9条関係)
文書発送簿
様式第3号(第9条関係)
公告式番号簿
様式第4号(第9条関係)
指令(達)番号簿
様式第5号(第9条関係)
起案用紙
起案用紙
様式第6号(第9条関係)
料金後納郵便物差出票
料金後納郵便物差出票
様式第7号(第9条関係)
郵便物差出伝票
郵便物差出伝票
様式第7号の2(第9条関係)
郵便物差出伝票
郵便物差出伝票
様式第8号(第9条関係)
保存文書貸出票
様式第9号(第9条関係)
ファイル基準表
様式第10号(第9条関係)
添付文書処理票＜起案用＞
様式第10号の2(第9条関係)
添付文書処理票＜供覧用＞
様式第11号(第9条関係)
収受印
様式第12号(第9条関係)
決裁済印
様式第13号(第9条関係)
書留等受付簿
様式第14号(第9条関係)
廃棄文書の保存延長申請書
廃棄文書の保存延長申請書